MEDEWERKERSRUBRIEK Veilig gegevens delen

Martin refereerde in zijn artikel naar een functionaliteit van ons webportaal voor het uploaden van vertrouwelijke gegevens. Een methode waarbij bestanden worden voorzien van een encryptie, deze is moeilijk te kraken en zodoende een stuk veiliger. Na publicatie van het artikel ving ik binnen onze praktijk enkele klantvragen op over de werking van deze functionaliteit. Ik zal in het kort iets meer hierover vertellen, tevens zal ik aangeven waar je de functie kunt vinden en hoe makkelijk deze werkt.

Doordat de bestanden worden versleuteld met behulp van een encryptie is het voor derde partijen niet mogelijk om het bestand te openen. Door de encryptie verandert het bestand in feite in een reeks van computertekens (zoals cijfers en getallen). Zonder de juiste sleutel tot deze encryptie (waarover alleen de verzender en ontvanger beschikken) is inzage niet mogelijk. Dit in tegenstelling tot wanneer een reguliere mailbijlage wordt onderschept. De encryptie is een van de krachtigste beveiligingsmethodes.

Kies vanuit het hoofdmenu binnen het webportaal van Nieuwint & Van Beek voor de optie bestand uploaden (zie afbeelding 1). Klik vervolgens op de button (oftewel knop) Choose Files om een bestand te uploaden (zie afbeelding 2). Vervolgens opent er een venster waarmee je de gewenste bestanden kunt selecteren op je computer. Mocht er geen venster openen, controleer dan of jouw browser (het programma waarmee je op internet surft) niet de instelling gebruikt om pop-up vensters te blokkeren.

Afbeelding 1: selecteer 'Bestand uploaden'

Afbeelding 2: selecteer 'Choose Files'

We hebben in het uploadvenster een opsomming gemaakt van de belangrijkste voorwaarden en criteria die van toepassing zijn op het indienen van bestanden. Graag wil ik je aandacht hierop richten vóórdat je aan de slag gaat met de functionaliteit. Dit om mogelijke misverstanden (en teleurstellingen) te voorkomen. Zo is de bestandsgrootte per upload (dus per keer) begrensd tot maximaal 50 MB.

Waarom zou ik na het lezen van dit artikel nog willen e-mailen? Wat mag blijken uit mijn bijdrage is dat e-mail een prima communicatievorm is voor het uitwisselen van gangbare en niet-vertrouwelijke informatie. Met deze kennis in het achterhoofd adviseer ik je echter met klem om voortaan goed na te denken over de gevoeligheid van de informatie (in geschreven vorm én als bijlage) die je toevertrouwt aan je mailberichten. Een gewaarschuwd mens telt voor twee en inmiddels weet je hoe het werkt!

Succes en hartelijke groet,

Mechteld Kamer-van der Linden

(assistente van Rik van Beek)