ARTIKEL Privacygevoelige data in een open envelop?

Digitale dossiers

Terwijl we er trots op waren met digitale dossiers te werken, stroomde veel papier ons kantoor in en uit. Een onwenselijke situatie, vond de directie, die een efficiënte en veilige oplossing vond in het webportaal. Tegenwoordig ontvangt u alle rapportages en aangiften via uw eigen webaccount.

Veilig uploaden

Wilt u digitale gegevens naar ons toesturen, dan kan dat via de upload-mogelijkheid op het webaccount; een betrouwbaar alternatief voor verzending per e-mail. Want de vraag of het verstandig is om vertrouwelijke informatie per e-mail te versturen, wordt tegenwoordig negatief beantwoord.

Hoe werkt het webaccount? Bekijk deze instructievideo

Heeft u het webaccount nog nooit gebruikt? Bent u tijdens het gebruik tegen vragen aangelopen? Of wilt u checken of u wellicht mogelijkheden onbenut laat? Bekijk dan onze instructievideo over het webaccount. Hierin doorlopen we stap-voor-stap alle functionaliteiten.

Tip: beweeg de muis over de video en selecteer rechts onderin extra opties (ondertiteling, volledig scherm e.d.).

Géén briefgeheim op e-mail

Op internet is van alles over dit onderwerp te lezen: op een e-mailbericht zit geen briefgeheim en ook al wordt bij de verzending gebruik gemaakt van versleutelde kanalen (TLS), een e-mailbericht kun je vergelijken met post die in een open envelop wordt verzonden. Dat is een gedachte om even bij stil te staan…

Logische stap

Verstuurt u privacygevoelige gegevens in een open envelop? Als het antwoord nee is, dan is gebruikmaking van de uploadservice van het webaccount een logische stap.

Voor ons is het een belangrijk onderwerp, waar we heel bewust mee omgaan. Wij delen daarom steeds meer documenten met u via het webaccount in plaats van per e-mail. U hoeft deze documenten niet te accorderen, maar kunt u na lezing op “gelezen” zetten.

We voorkomen daarmee dat bij de verzending van vertrouwelijke gegevens zoals bsn-nummers een onveilig communicatiemiddel wordt gebruikt.

Meldplicht datalekken: bijeenkomst 16 augustus

Als aanvulling op het bovenstaande maak ik u graag attent op het feit dat de Wet bescherming persoonsgegevens is uitgebreid met de meldplicht datalekken. Dat betekent dat iedere ondernemer in Nederland verantwoordelijk is voor de privacygevoelige data in zijn organisatie en bij overtreding het risico loopt op een boete.

Bij de beveiliging van data is de mens vaak de zwakste schakel en het is belangrijk om binnen de organisatie bewustzijn te creëren voor de beveiliging van persoonsgegevens. In dit kader is onze informatiebijeenkomst op 16 augustus a.s. een aanrader!

Aanmelden is mogelijk via uw vaste contactpersoon of per e-mail bij Vincent Kloeth.