MEDEWERKERSRUBRIEK Compliance officer

Is een compliance officer verplicht?

Voor bepaalde financiële instellingen (zoals banken, verzekeraars en pensioenfondsen), die onder toezicht staan van DNB (de Nederlandse Bank), AFM (Autoriteit Financiële Markten) en BFT (Bureau Financieel Toezicht), is de compliance officer een verplichting. Als accountantskantoor voor het mkb hebben wij deze verplichting niet, wij kiezen echter – vanuit kwaliteitsoogpunt – bewust hiervoor.

Kopie legitimatiebewijs en de Wwft

Een verplichting waarmee Nieuwint & Van Beek wél van doen heeft is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, oftewel de Wwft. De Wwft schreef ons voor dat wij – bij de acceptatie van een nieuwe cliënt – een kopie van een geldig legitimatiebewijs moesten opslaan. Deze werkwijze is echter fraudegevoelig en zodoende onlangs veranderd. Als onze systemen onverhoopt gehackt worden kan een kwaadwillige mogelijk misbruik maken van de gekopieerde legitimatiebewijzen.

Speciale mal voor het maken van foto’s

Wij mogen nu géén kopie van het identiteitsbewijs meer opslaan waarop het BSN-nummer en de pasfoto staan. Er zijn speciale mallen ontwikkeld voor het maken van kopieën. Deze mallen bedekken pasfoto én BSN-nummer. Wat wij wel moeten registreren is het nummer van het identiteitsbewijs en de datum van uitgifte. Momenteel zijn wij bezig om alle ‘oude’ ID-bewijzen uit ons Wwft-systeem te halen.

Pasfoto en BSN-nummer niet zichtbaar in beeld

Het komt nu geregeld voor dat cliënten ons een foto van hun identiteitsbewijs per e-mail toesturen. Als hierop een pasfoto en het BSN-nummer staan, dan mogen wij deze bijlage niet meer in het dossier opslaan. Let er bij het maken van een kopie dus op, dat deze gegevens niet zichtbaar in beeld staan.

Een gewaarschuwd mens telt voor twee

Naast het maken van een kopie voor onze dossiers, zijn er voldoende scenario’s denkbaar waarin er om een kopie van uw legitimatiebewijs wordt gevraagd. Ook hierbij – of het nu de huurauto op vakantie of het openen van een bankrekening is – gelden dezelfde voorwaarden. Tref daarom ook in deze situaties dezelfde voorzorgsmaatregelen en geef een kwaadwillende zodoende geen kans.

Voor meer informatie kunt u hierover altijd contact opnemen met uw vaste contactpersoon bij Nieuwint & Van Beek.

Monica de Jong