MEDEWERKERSRUBRIEK Bedrijfsfraude en interne criminaliteit

Fraude op de werkvloer voorkomen

Diefstal op de werkvloer, bedrog of andere vormen van fraude zijn een behoorlijke kostenpost voor het mkb. Tevens kan dit leiden tot onrust binnen je bedrijf, zowel voor jezelf als voor medewerkers. Door alert te zijn op medewerkers en het onderwerp intern bespreekbaar te maken kun je de kans op fraude verkleinen.

In dit artikel staan we stil bij de meest voorkomende vormen van fraude. Aan de hand van diverse tips en adviezen kun je als ondernemer stappen ondernemen om fraude in je bedrijf te herkennen, voorkomen en op te lossen.

Wat is fraude op de werkvloer?

Om te beginnen is het verstandig om verschillende vormen van bedrijfsfraude te identificeren. We onderscheiden hiervoor in deze bijdrage een aantal vormen van fraude door personeel:

- Diefstal of verduistering; zonder toestemming of overleg meenemen van producten, goederen of klanten.

- Corruptie; rommelen met de boekhouding, kopiëren van bedrijfsgegevens of deze laten uitlekken.

- Administratief; personeel dient valse kosten- of urendeclaraties in, meldt zich oneigenlijk ziek of spijbelt.

Stel een huishoudelijk reglement op

Met behulp van het huishoudelijk reglement kun je afspraken vastleggen gelet op de goede orde en het prettig samenwerken. Dit hoeft zich niet te beperken tot fraude (denk ook aan veiligheid, kledingvoorschriften, het gebruik van internet en mobieltjes), maar in dit geval is het raadzaam om specifiek hiervoor een bepaling op te nemen.

De praktijk leert dat (wanneer medewerkers betrokken worden bij het opstellen hiervan) men minder geneigd is om te frauderen. Bekijk tevens welke vormen (zoals diefstal, cybercrime of acquisitiefraude) voor jouw praktijk het meest relevant zijn. Laat het huishoudelijk reglement ondertekenen door je personeel.

Iets wat nog wel eens onderschat wil worden (ja, ook al is het je eigen bedrijf): geef zelf het goede voorbeeld.

De verleiding beperken

Heb je de gang van zaken weleens door de ogen van een medewerker bekeken? Hoe staat het met het gemak (en de verleiding) om te frauderen? Worden ziekmeldingen bijvoorbeeld goed gecontroleerd? Heeft iedereen binnen het bedrijf toegang tot alle ruimtes? Ook waar men wellicht niet hoeft te komen? Liggen er veel spullen zomaar voor het oprapen? Wat gebeurt er met goederen die retour komen? Kortom: visualiseer alle mogelijke routes.

Fraude door medewerkers herkennen?

Wees alert op signalen. Het is zeker niet altijd het geval, maar dikwijls is het verstandig om hierin te luisteren naar je intuïtie. Vaak is er een aanleiding voor medewerkers om te frauderen. Dit kunnen persoonlijke omstandigheden zijn zoals geldproblemen of groepsdruk. Maar ook rancune, onderlinge conflicten of een gebrek aan vertrouwen.

Hoewel het niet makkelijk is om frauduleuze werknemers te traceren, zijn er wel signalen:

- Gedraagt een medewerker zich (plots) vreemd?

- Komt iemand vaak als eerste en gaat deze als laatste weg?

- Werkt een medewerker liever alleen, en stopt deze als collega's mee (kunnen) kijken?

- Houdt iemand er een levensstijl op na die niet past bij het genoten inkomen?

- Zijn er vaak vreemde bonnetjes, onduidelijkheden of een (uren)administratie(s) die toelichting behoeft?

- Vind je verstopte goederen in 'persoonlijke' bedrijfsruimten (zoals auto, kluisje, garderobe e.d.)?

Op de website van veiligondernemenbeginthier.nl vind je hiervan meer tips, adviezen en voorbeelden. Zo tref je hier tevens een handige (digitale) brochure over het onderwerp 'Interne criminaliteit'.

Harde bewijzen

Vermoed je dat er sprake is van fraude? Dan kun je niet zomaar iemand beschuldigen. Er dienen feiten en bewijzen te zijn, voordat je de fraude kan vaststellen. Die zijn (uiteindelijk) ook nodig om de werknemer op staande voet te kunnen ontslaan.

Wanneer je nog niet zeker bent van je zaak mag je hiervoor (met enige spoed) onderzoek doen. Dit doe je door te zoeken naar bewijzen, controles uit te voeren of te observeren. Dit kun je zelf doen, maar je kunt ook een specialist inschakelen. Het is mogelijk om tijdens dit onderzoek de werknemer op non-actief stellen.

Een schot voor de boeg

Heb je zekerheid bij een verdenking, maar wil je niet direct de confrontatie aan? Denk dan aan een spreekwoordelijk 'schot voor de boeg'. Beleg een werkbespreking (indien mogelijk met meerdere collega's) en benoem je vermoeden. Leg in de groep neer wat er gebeurd is onder het mom van 'wie de schoen past trekke hem aan'.

Overigens is het niet verboden om personeel te controleren. Maar hiervoor dient wel rekening gehouden te worden met de privacy van werknemers. Zo is het niet toegestaan om overal camera's op te hangen of mensen zomaar de gehele dag te volgen. Neem hierbij de Wet bescherming persoonsgegevens in acht.

Oh ja, benieuwd hoe het met mijn cliënt is afgelopen? Die heeft zijn werknemer aangegeven op de hoogte te zijn van de frauduleuze activiteiten. Vervolgens is ervoor gekozen om een tweede kans te geven.

Richard Bakker