KLANTRUBRIEK Annet Bollemeijer over online boekhouden

De administratie vormt voor mening ondernemer een van de minst favoriete bezigheden. Toch is boekhouden onlosmakelijk verbonden met het ondernemerschap én bovendien betreft het een wettelijke verplichting. Gelukkig kun je tegenwoordig als ondernemer met behulp van online boekhouden eenvoudig nut en noodzaak combineren. Zo kan de administratie een belangrijke bijdrage leveren aan het succesvol runnen van je bedrijf. Tegelijkertijd kun je kosten besparen en administratieve lasten verminderen.

Vertel eens Annet, waarom online boekhouden met Twinfield?

De persoon die bij ons de administratie deed ging met pensioen. Het was aan mij de taak om deze werkzaamheden over te nemen. Van huis uit heb ik sterke affiniteit met administratief werk en dus dat vond ik geen enkel probleem. Ondanks dat onze boekhouding goed op orde was, werd er nog niet digitaal gewerkt. Zodoende had ik het gevoel dat we een efficiencyslag konden slaan. In overleg met Richard Bakker (onze contactpersoon bij Nieuwint & Van Beek) heb ik de mogelijkheden van Twinfield besproken. Tijdens een proefperiode bleek al snel dat we sneller, efficiënter en goedkoper konden werken.

En? Was het wennen aan deze nieuwe manier van werken?

Om eerlijk te zijn dacht ik bij online boekhouden in eerste instantie wel aan ingewikkelde softwarepakketten en complexe verhandelingen. Omdat ik niet zoveel met computers werk was ik aanvankelijk wel onzeker gelet op de overstap. De praktijk wees echter al snel uit dat Twinfield een toegankelijk en intuïtief pakket is. Ben jij ook geen whizzkid? Dan is het zeker niet nodig om je hier zorgen over te maken. Met behulp van een eendaagse cursus had ik binnen een mum van tijd de basishandelingen onder de knie. Het pakket blijft overigens dichtbij administratieve basisprincipes, zodoende snijdt het mes dus aan twee kanten. Mocht je geen ster in administratiewerk zijn, dan brengt het pakket via het dagelijks gebruik deze kennis vanzelf naar een hoger niveau.

Kun je een indruk geven van de voordelen die het jullie heeft opgeleverd?

In tegenstelling tot voorheen hebben we actueel zicht op de prestaties van ons bedrijf. We zijn ons hierdoor meer bewust van wat er speelt. Denk hierbij aan de cijfers gelet op omzet, inkoop en vaste kosten. Met behulp van een automatische koppeling worden bankmutaties nu rechtstreeks in Twinfield verwerkt. Aangezien klanten bij ons in de winkel vaak pinnen is dat zeer efficiënt. Dit levert belangrijke gegevens op die grip, overzicht en controle bieden. De cijfers zijn met een druk op de knop beschikbaar: waar en wanneer we maar willen – ook mobiel. Hierdoor kunnen we gemakkelijk periodes met elkaar vergelijken, dit stelt ons in staat om hierop te sturen gelet op investeringen, voorraadbeheer en winkelbezetting.

Heeft online boekhouden de samenwerking met ons kantoor veranderd?

De overstap naar een online administratie heeft een positieve invloed op de samenwerking met Nieuwint & Van Beek. Voorheen brachten we de administratie langs en werden op basis daarvan de jaarcijfers opgesteld. Deze relatie bestond al meerdere decennia en daarom zijn we goed op elkaar ingespeeld. Nu de cijfers in de cloud staan is er een nieuw hoofdstuk in onze samenwerking aangebroken. De interactie is constructiever en richt zich meer op het heden en de toekomst. Voorheen hadden contactmomenten meer een beschouwend karakter. Het is overigens ook mogelijk voor Nieuwint & Van Beek om – bij twijfels en vragen – realtime met ons mee te kijken in de administratie.

Zie je voor de toekomst nog ruimte voor verbetering?

De prioriteit lag in eerste instantie bij het verzorgen van onze administratie. Dit was leuk om te doen en ik vond het best spannend om te kiezen voor een nieuwe manier van werken. Nu we het online boekhouden goed onder de knie hebben kijk ik om me heen naar nieuwe uitdagingen – en vormen van toegevoegde waarde. Zo zijn er binnen Twinfield nog enkele interessante koppelingen waarvan we op dit moment geen gebruik maken. Met het oog op komend jaar overweeg ik bijvoorbeeld om ook een voorraad- en kassakoppeling met de boekhouding te maken. Ook dit biedt voordelen gelet op efficiency en inzichten.

Tot slot, heb je nog tips voor collega-ondernemers?

Mocht je als ondernemer de overstap nog niet gemaakt hebben, dan kan ik je echt aanraden om met online boekhouden te beginnen. Het is mij vanuit het ondernemen niet onbekend, soms is het makkelijker om dingen vooruit te schuiven. Maar juist van dit onderdeel pluk je snel en gemakkelijk de vruchten. Het is niet moeilijk en je went er snel aan. Er zijn allerlei varianten beschikbaar, dit afhankelijk van je behoefte. Het merendeel van de pakketten biedt aantrekkelijke proefperiodes en kennismakingsvoorstellen. Een ander voordeel van digitaal werken wat me nog te binnen schiet: geen gezeul meer met mappen en planken vol administratie!